Zweedse universiteit KTH in de wolken met ATS: “Erg blij dat we de recruitmentprocessen hebben kunnen digitaliseren”

44
Zweedse universiteit KTH in de wolken met ATS:

Het Zweedse KTH (Royal Institute of Technology) is één van de voornaamste technische universiteiten van Europa. In het gebouw aan Brinellvägen in Stockholm zijn Maria Salling, Katarina Bröms, Helena Lundquist en Margita Nilsson verantwoordelijk voor het werven van zowel leraren als technisch administratief personeel.

Vrouwelijke sollicitanten

“Veel universiteiten hebben meer mannen dan vrouwen in de academische top. Wij werken hier bewust aan en bij de werving van bijvoorbeeld professoren en universitaire hoofddocenten zoeken we naar potentiële vrouwelijke sollicitanten. Als we weinig vrouwelijke sollicitanten ontvangen voor een functie, hebben we de mogelijkheid om de vacature te verlengen”, vertelt Katarina Bröms wie verantwoordelijk is voor de werving van leraren bij KTH’s HR-afdeling. “We hebben een overheidseis om gendergelijkheid te vergroten en werken met verschillende maatregelen om hieraan te voldoen”, voegt Helena Lundquist, HR-beheerder op een van de vijf scholen van KTH, toe.

Varbi

Goede systeemondersteuning is belangrijk om het wervingsproces voor alle betrokkenen te vereenvoudigen. Sinds 2014 gebruikt KTH Varbi als recruitmentsysteem voor de werving voor de universiteit. “We zijn erg blij dat we de recruitmentprocessen hebben kunnen digitaliseren. De laatste tijd hebben we eraan gewerkt om het employer brand van KTH te herzien. De Candidate Experience is voor mij zeer belangrijk en we zijn daarmee op de goede weg. Al hebben we nog wel een reis voor de boeg. Het moet goed moeten voelen voor de kandidaten, ongeacht welke rol ze zoeken”, zegt Maria Salling, manager recruitment en employer branding.

Papierwerk

Katarina Bröms is blij met het flink verminderde papierwerk. “Voorheen moesten sollicitanten drie exemplaren van elke sollicitatie en publicaties indienen. Dat zorgt voor ongelooflijk veel papieren. Deze moest een administrateur toen inscannen in ons register. Vervolgens namen deskundigen en commissies deel aan alle documenten, wat natuurlijk zorgde voor nog meer papierwerk. Juridisch gezien is dat niet handig natuurlijk.”

“KTH benoemt deskundigen uit verschillende delen van de wereld die met hun expertise assisteren bij bijvoorbeeld de werving van universitaire hoofddocenten en professoren. Het voegt veel toe aan ons proces. Hierin maakt Varbi het makkelijk voor ons om deskundigen toegang te geven tot de juiste gegevens voor beoordeling. Deskundigen die door KTH zijn uitgekozen zijn nemen ook deel aan de wervingscommissies en ontmoeten kandidaten tijdens het interview. Hierin verschillen wij van veel andere Zweedse instellingen voor hoger onderwijs.”

Competentiegerichte recruitment

Een belangrijke hoeksteen van het recruitment werk is competentiegericht werken. “We hebben sinds ongeveer 1,5 jaar een speciaal initiatief waarbij we werken met Varbi’s module voor competentiegerichte recruitment. Deze is gebaseerd op het (veld)onderzoek van Dr. Malin Lindelöw en wordt ingezet voor onder andere promovendus posities. We leiden zowel HR en hiring managers op in de basis van competentiegerichte recruitment en om gebruik te maken van gestructureerde interviewtechnieken. Dit doen we eveneens voor de commissieleden. Het is erg goed en leuk omdat het ons proces versterkt. Wanneer we competentiegerichte recruitment en de module in Varbi aan de recruitment projecten koppelen, raken onze processen meer gestructureerd, meer omvattend. Tevens wordt iedereen zo gelijk mogelijk behandeld. Het is belangrijk voor ons om actief te werken aan gendergelijkheid, diversiteit, inclusie en gelijke behandeling”, aldus Maria Salling.