Een recruitmentsysteem oftewel Applicant Tracking System (ATS) is meer dan een database met alle kandidateninformatie die de recruiter in staat stelt efficiënt te werken. “Je kunt echt meer uit jouw ATS halen”, weet Mathijs van den Bedem, Teamleider bij Mysolution Recruitment. Zoals nog slimmer kandidaten selecteren.
Workflows inrichten
Een recruiter moet veel stappen bijhouden in het proces van werving en selectie van kandidaten tot en met de plaatsing. En dat voor heel veel kandidaten. Daarvoor is een goede workflow onmisbaar. Dat is de enige manier om echt overzicht te houden. Het bespaart ook veel tijd, want je hoeft minder taken handmatig te doen en bijvoorbeeld geen alerts naar collega’s te sturen. En daardoor voorkom je ook fouten; een automatische actie is nu eenmaal minder foutgevoelig dan een handmatige.
Een voorbeeld: een sollicitatie komt binnen via het web, de recruiter (of het team) krijgt een workflowtaak op de hoofdpagina. De workflow start als er een afspraak ingepland moet worden met een sollicitant. Zodra de taak is afgerond, verdwijnt de taak van je dashboard of hoofdpagina.
Deze simpele workflow voorkomt dat de taak vergeten of niet tijdig uitgevoerd wordt. En de recruiter (het team) houdt overzicht en hoeft geen handmatige handelingen te verrichten, waarmee hij tijd bespaart en fouten voorkomt. Mathijs van den Bedem: “Het loont dus de moeite om tijd en energie te steken in het goed inrichten van jouw workflows binnen het ATS, zeker als die niet voldoende vooraf ingestelde workflows heeft. Het is een investering die zich snel uitbetaalt.”
Spelen met zoekfilters
Maar een ATS heeft meer te bieden dan efficiency. Het kan ook helpen bij een betere selectie van kandidaten. Natuurlijk maak je als recruiter standaard gebruik van de filters die jouw ATS als basisfunctionaliteit heeft. Je begint met het selecteren op basis van alle criteria. Levert dat te weinig resultaten op, dan kies je ervoor bepaalde filters uit te zetten, wat meer kandidaten oplevert. Maar dat doet vaak geen recht aan de criteria. Er is ook een gulden middenweg; zet de zoekfilters eens op ‘optioneel’.
Bijvoorbeeld: door het opleidingsniveau als ‘optioneel’ te kiezen, krijgt een kandidaat met Wo-niveau een hogere score als dit het criterium is. De kandidaat met Hbo-niveau krijgt een lagere score, maar wordt niet uitgesloten.
Door deze optionele zoekfilters krijg je ook kandidaten in beeld met een iets lager opleidingsniveau die misschien op basis van andere criteria wel heel geschikt zijn.
Mathijs van den Bedem: “Zeker in een tijd van enorme schaarste aan kandidaten op de zeer krappe arbeidsmarkt is het niet gemakkelijk kandidaten te selecteren. Je kunt filters uitzetten, maar ook op optioneel zetten. Door te spelen met zoekfilters krijg je vaak betere resultaten.”
Wil je weten welke extra’s een recruitmentsysteem (ATS) jou kan bieden? Lees dan het hele artikel met tips op de website van Mysolution.
