‘Weinig recruitmentsystemen kunnen complexiteit van universiteit aan’

2536

Met meer dan 3.500 medewerkers mag de TU/e, de Technische Universiteit Eindhoven, zich een van de grotere werkgevers noemen in Eindhoven en omgeving. De TU/e is een onderzoeksuniversiteit, gespecialiseerd in engineering science & technology. De dynamiek binnen een universiteit is anders dan bij een gemiddelde werkgever en dat heeft grote invloed op het recruitmentsysteem.

Stilte voor de storm

In verband met de zomervakantie is de campus in Eindhoven vrijwel uitgestorven als we in gesprek gaan met Marco Bos. Marco is medewerker HR-Services bij de faculteit Bouwkunde. Daarnaast houdt hij zich één dag per week bezig met diverse TU/e brede projecten en onder andere het functioneel beheer van Hireserve ATS dat de TU/e sinds 2010 gebruikt. De rust op de campus in juli staat in schril contrast met de drukte op de HR-afdeling in september en oktober. Dan beginnen vanuit de hele wereld nieuwe medewerkers bij de universiteit.

Wat was aanleiding om met een recruitmentsysteem te gaan werken?

‘Voordat we Hireserve ATS hadden, werden vacatures uitgezet via een zelfgebouwde tool voor het publiceren van vacatureteksten op de website. Sollicitaties kwamen binnen via e-mail, soms honderden per vacature, die vervolgens handmatig moesten worden verwerkt. In drukke periodes kon een medewerker hier een hele dag per week mee bezig zijn. In 2009 werd daarom besloten om de administratieve last te verminderen en met een recruitmentsysteem te gaan werken.’

Hoe verliep het selectieproces?

‘We hebben het standaard recruitmentproces in kaart gebracht en op basis daarvan een pakket van eisen geschreven. Flexibiliteit was een van de belangrijkste eisen, omdat iedere faculteit de vrijheid heeft zijn eigen recruitmentproces in te richten binnen een aantal centraal vastgelegde kaders. Daarnaast kunnen binnen een faculteit de procedures verschillend zijn. De ene keer maakt een benoemingsadviescommissie onderdeel uit van het recruitmentproces, de andere keer niet. Tot slot was het belangrijk voor ons dat het proces tweetalig kon worden opengezet en dat we op ieder gewenst moment konden wisselen naar het Nederlands gedurende een procedure die in het Engels was begonnen en vice versa. Dit pakket van eisen hebben we aan tien leveranciers gestuurd en gevraagd in hoeverre zij dit konden bieden. Acht leveranciers reageerden, waarna we er vijf een aantal aanvullende vragen hebben gesteld. Uiteindelijk hebben drie leveranciers een presentatie gegeven.’

Hoe verliepen de presentaties?

‘De presentaties waren naast een kennismaking met de mensen achter het systeem vooral belangrijk om het recruitmentsysteem als gebruiker te kunnen beoordelen. De presentaties duurden twee uur waarin we het gehele recruitmentproces hebben doorlopen. Verder hebben we gekeken naar de voorkant, hoe vacatures gepubliceerd worden. Daarnaast kregen we toegang tot een demo-omgeving om zelf te oefenen. Ook hebben we naar referenties gevraagd om de ervaringen te kunnen polsen.’

Wie waren intern betrokken bij het selectieproces?

‘De projectleider was het hoofd HR-Services. Verder waren vanuit HR-services twee collega’s en ik erbij betrokken en twee personeelsadviseurs. De IT-afdeling was zijdelings betrokken. HR wilde zelf in de lead blijven en zich niet laten dwingen door een IT-afdeling in bijvoorbeeld het ERP-systeem dat al gebruikt wordt. Voordeel van SaaS (Software as a Service: in de cloud) is dat het door de leverancier wordt gehost en IT er verder niets mee van doen heeft.’

Wat heeft de uiteindelijke keuze bepaald voor iCams Hireserve?

Interview met Marco Bos van TU/e over selectie recruitmentsysteem

‘Aan de hand van een scoringslijst met plussen en minnen is gekozen voor Hireserve. Eén van de redenen hiervoor is dat ook zonder uitgebreide handleiding goed met Hireserve ATS gewerkt kan worden. Van de overgebleven drie partijen stuurde Hireserve ons als enige geen uitgebreide handleiding, maar alleen een link waarop we konden inloggen. Hireserve ATS werkt in de basis heel intuïtief, zodat je er ook zonder handleiding heel goed mee kunt werken. Verder kon Hireserve ons de flexibiliteit bieden om het proces per individuele procedure aan te kunnen passen. Ook de tweetaligheid binnen een procedure met de mogelijkheid om zelfs tussentijds te kunnen switchen konden zij als enige bouwen.’

Hoe verliep de implementatie?

‘Nadat de keuze op Hireserve was gevallen, gingen ze aan de slag met het inrichten van het recruitmentsysteem en het bouwen van de flexibele tweetaligheid. Mijn collega en ik hebben continu de verschillende versies getest die werden opgeleverd, door vacatures te plaatsen, te solliciteren en uiteenlopende recruitmentprocessen te testen. Ook zijn tweemaal ontwikkelaars van Hireserve bij ons in Eindhoven geweest zodat ze tijdens het testen meteen aanpassingen konden doen. Omdat je het gebruik van Hireserve ATS ook zonder handleiding snel onder de knie hebt, hebben we ons bij de uitrol binnen de TU/e beperkt tot het geven van een kick-off presentatie waarna de collega’s zelf konden gaan werken met Hireserve ATS.’

Wat heeft het recruitmentsysteem TU/e opgeleverd?

‘Het allerbelangrijkste voor ons is de afname van de administratieve lasten. De afgelopen vijf jaar zijn er aan de hand van evaluaties steeds kleine en grote aanpassingen gedaan. Vorig jaar hebben we vanuit Hireserve ATS een interne vacaturebank opgezet die gekoppeld is aan ons intranet. Wensen die we nog hebben is om de vacaturehouders zelf toegang te geven en ook kijken we naar preselectiemogelijkheden. Als wij zelf niet met nieuwe wensen komen, dan benadert Hireserve ons regelmatig met nieuwe functionaliteiten. Als we dit interessant vinden, kunnen we hier op aanhaken. De medewerkers van Hireserve kennen ons inmiddels goed, wat prettig werkt. Kleine aanpassingen vallen onder het standaard onderhoud en worden niet steeds separaat gefactureerd.’

Welke tips heb je voor de selectie en implementatie van een recruitmentsysteem?

‘Begin met het uitschrijven van je eigen proces zodat je weet welke functionaliteiten je nodig hebt. Ga daarbij vooral uit van je eigen wensen en eisen en niet wat er beschikbaar is in de markt. Een goede leverancier is bereid om mee te denken met de wensen van de klant. Ga ook langs bij organisaties die al een recruitmentsysteem gebruiken. Vraag tot slot om een demo waar je zelf mee aan de gang kunt gaan om te kijken hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk een recruitmentsysteem is.’