Op aanraden van je neef heb je voor je eigen bedrijf hetzelfde recruitmentsysteem aangeschaft. “Lekker goedkoop!”, had hij gezegd. Inderdaad: de prijs viel niet tegen en in de offerte stond vermeld dat dit inclusief projectmanagement was. Fijn, hoef je er niet naar om te kijken, want het is al zo druk op de zaak, dacht je nog. Achteraf blijkt dat het allemaal toch niet erg soepel is verlopen en dat het resultaat je ook nog eens tegen valt. Wat is er toch misgegaan?
Sommige organisaties gaan nogal laconiek om met de aanschaf van een recruitmentsysteem. Los van het feit dat recruitmentsystemen onderling nogal verschillen in functionaliteit en gebruiksgemak, wordt de eigen organisatie te weinig betrokken bij de implementatie van het systeem. Omdat de leverancier voor een projectmanager zorgt, denkt de opdrachtgever dat alles geregeld is.
Waarom zelf een projectmanager inschakelen?
De leverancier heeft wel een post “projectmanagement” op de offerte opgevoerd, maar een aanzienlijk deel van die uren is bestemd voor interne processen bij de leverancier, zoals coördinatie tussen ontwikkelaars. Door zelf een projectmanager in te schakelen, zorg je er voor dat de belangen van de opdracht gevende organisatie meer gewicht in de schaal leggen.
Project overstijgt implementatie van een recruitmentsysteem
Een recruitmentsysteem komt niet tot zijn recht als deze niet aansluit bij de werkwijze en het businessmodel van de organisatie. Begin dus met het onder de loep nemen van je werkproces. Optimaliseren gaat voor automatiseren. Stel vervolgens vast waar je binnen het proces belemmeringen ervaart. Die belemmeringen kunnen voort komen uit tekortkomingen in de implementatie van het huidige systeem of verwatering van kennis door verloop van personeel. Uit een grondige evaluatie van processen en systemen kan blijken dat een kostbare migratie niet nodig is. Stel een businesscase op waarin dit één van de mogelijke scenario’s is. Aanschaf van een nieuw recruitmentsysteem is een ander scenario, gevolgd door pakketselectie. Merendeel van deze werkzaamheden horen binnen je eigen organisatie thuis en moeten zo veel mogelijk objectief worden uitgevoerd, eventueel ondersteund door een onafhankelijk deskundige.
Voorkom problemen
Een projectmanager die ervaring heeft met ICT-leveranciersmanagement kan je behoeden voor problemen die voortkomen uit situaties waarin overeenkomsten onvoldoende de belangen van de opdrachtgever behartigen. Vaak zijn contracten en SLA’s zodanig opgesteld dat er effectief weinig garanties worden verstrekt. Denk daarbij aan formuleringen waarin de leverancier garandeert dat de software in omgevingen met hele specifieke voorwaarden functioneert. Als klant wil je dat de leverancier garandeert dat de software probleemloos werkt op jouw infrastructuur, conform jouw opgave. Daarmee voorkom je dat je bij storingen probleemeigenaar wordt. In SLA’s wordt vaak een uptimegarantie genoemd, maar zijn de gevolgen voor de leverancier zeer beperkt wanneer dit niet behaald wordt.
De businesscase blijft leidend
Een goede projectmanager bewaakt de businesscase van het project en zal elke investering afmeten aan de businesscase. De businesscase bevat de reden en het doel van het project. Elke investering moet bijdragen aan de realisatie van de businesscase. Daarmee geef je geen ruimte aan uitbreidingen en aanvullende diensten zonder rendement. Een heldere businesscase zorgt voor goede projectcommunicatie, zowel intern als richting je leverancier. Een leverancier heeft natuurlijk een eigen businesscase (uitbreiding scope!), maar dat is voor jou en je projectmanager niet van belang.
Kwalitatief betere implementatie van je recruitmentsysteem
Uiteraard wil een leverancier na afloop van het project een tevreden klant achterlaten. Toch is het ook belangrijk om de implementatie zo snel mogelijk af te ronden. Dat creëert het risico dat je leverancier minder kritisch is op de aansluiting van het recruitmentsysteem op jouw werkwijze. Dan wordt het te snel van zelfsprekend gevonden de standaard werkwijze van het systeem als “best practice” in te zetten. Je projectmanager zal er op letten dat je organisatie intensiever betrokken wordt bij de inrichting van het systeem.
Nauwe betrokkenheid vanuit je eigen organisatie houdt opdrachtgever en leverancier scherp!
Over de auteur
Tom van der Valk (@tvandervalk) is consultant/projectmanager e-HRM bij Blyxum, gespecialiseerd in het toepassen van e-HRM voor in-, door-, en uitstroom van medewerkers. Daarnaast is hij business coach bij Smart Capital Network. SCN is een samenwerkingsverband van ervaren entrepreneurs dat haar kennis en netwerk beschikbaar stelt aan start-ups.
