Emply over de kracht van onboarding

122
Emply over de kracht van onboarding

Bedrijven investeren doorgaans veel tijd, energie en geld in Werving & Selectie om de allerbeste kandidaat voor die ene functie te vinden. Maximale vervulling van vacatures en zo min mogelijk misfits zijn kenmerkende pijlers waarop recruitment managers hun team aansturen. Echter, zodra het contract is getekend, is het doel bereikt en houden zij zich niet meer bezig met de kandidaat. Vaak is onboarding het ondergeschoven kindje van HR-medewerkers die andere prioriteiten hebben. Een gemiste kans, vindt Emply.

Teleurstelling bij Robbert

Graag neem ik je mee in het verhaal van Robbert. Ondanks dat hij het erg spannend vond, besloot hij op zoek te gaan naar een nieuwe baan. Na wat rondneuzen, valt zijn oog op een interessante functie bij organisatie X. De sprankelende vacaturetekst werkt aanstekelijk. Na het versturen van de gevraagde videosollicitatie kreeg hij al snel een positieve, persoonlijk reactie. Ook tijdens de gesprekken met de recruiters en de hiring manager voelt hij zich meteen op zijn gemak. Door de klik en de uitdagende inhoud van de functie is hij ervan overtuigd dat dit zijn plek is. Gelukkig is dat gevoel wederzijds, want hij krijgt een contract aangeboden. Hoera!

De eerste dagen na het tekenen van zijn contract, voelt Robbert zich nog euforisch. Jammer dat het nog ruim twee maanden duurt voordat hij gaat beginnen. Dan is de dag aangebroken dat hij op zijn nieuwe werkplek gaat starten. Enigszins nerveus stapt hij binnen. Hij heeft immers niets meer gehoord in de tussentijd. Tientallen vragen schieten door zijn hoofd. Gelukkig is zijn werkplek ingericht en heten zijn collega’s hem enthousiast welkom. In de daaropvolgende periode merkt hij echter dat hij zijn draai niet helemaal kan vinden. Er wordt sporadisch wat uitleg gegeven en het is onduidelijk bij wie hij kan aankloppen met vragen. Hij weet niet goed wat er van hem verwacht wordt en wat hij zelf mag verwachten. Hij voelt zich steeds meer aan zijn lot overgelaten en er bekruipt hem een gevoel van twijfel. Was dit wel de juiste beslissing?

Onboarding is noodzaak

Komt dit verhaal je bekend voor? Hopelijk niet! Natuurlijk is het voorbeeld van Robbert erg extreem. Maar feit is wel dat 22% van de nieuwe medewerkers in de eerste 45 dagen vertrekt, meer dan de helft binnen een half jaar en 1 op de 3 medewerkers verlaat het bedrijf in het eerste jaar. Als je bedenkt dat het vervangen van een medewerker gemiddeld tussen de 50% en 150% van het jaarsalaris kost, besef je wel hoe kostbaar dit is. (Bron: Buro Heron).

Dat een gedegen Onboarding essentieel is voor het behoud van werknemers staat buiten kijf. En dan niet alleen de benodigde inwerksessies aan het begin, maar juist ook de periode voorafgaand aan de eerste dag en de periode na indiensttreding. Zelfs de offboarding kan in de meeste gevallen stukken beter met als positief gevolg dat de medewerker als ambassadeur de organisatie verlaat. Het vastleggen van dergelijke processen en waar mogelijk het automatiseren hiervan heeft gegarandeerd een positieve impact op de employee experience. De software van Emply, bekend als ATS systeem, kent nu ook een extra module om onboardingsprocessen in te richten. Hoe leuk is het om van tevoren al een filmpje te ontvangen waarin je toekomstige collega’s zich alvast voorstellen. Of van tevoren al aan een buddy gekoppeld te worden waaraan je vragen kunt stellen over bijvoorbeeld de dresscode of wat je mee moet nemen voor de lunch.

Geluk van Lara

Ter illustratie deel ik ook graag het verhaal van Lara. Ook Lara moest na het tekenen van haar contract bijna twee maanden wachten op haar eerste werkdag. Blij verrast was ze met een welkomstbericht met extra uitleg over de visie en de missie van de organisatie. Kort daarna ziet ze alweer een mail in haar inbox, deze keer met een illustrerend verhaal over haar toekomstige werkzaamheden. Mét een uitnodiging voor een borrel met haar team. Op haar startdag, stapt ze zelfverzekerd naar binnen. Ze heeft haar nieuwe collega’s al ontmoet en ze heeft zich een beeld kunnen vormen van haar nieuwe functie. Op haar bureau staat een koffiemok klaar in haar favoriete kleur. Hebben ze dat onthouden? Vanaf het begin wordt ze geïnformeerd over geplande sessies en iedere keer komt de desbetreffende collega op het juiste moment naar haar toe. Tussendoor nemen ze haar mee naar gezamenlijke lunches, wandelingen en andere sociale aangelegenheden. Af en toe ontvangt ze een digitaal feedbackformulier waarin ze haar ervaringen en wensen kan uiten. In de maandelijkse gesprekken met haar leidinggevende komt hij hier ook op terug. Lara voelt zich welkom, gerespecteerd en gemotiveerd om in dit bedrijf verder te groeien.

Positieve Employee Journey

Het verhaal van Lara klinkt zo simpel en zo vanzelfsprekend maar dat is het zeker niet. Naast het inhoudelijke inwerkingstraject is de sociale betrokkenheid net zo belangrijk. En zo duidelijk als de verwachte werkzaamheden zijn voor de leidinggevende, zo onduidelijk is het vaak nog voor de medewerker. Regelmatige evaluaties waarbij de verwachtingen worden besproken vergroten het werkgeluk. Door al dit soort momenten systematisch vast te leggen is een kwalitatieve en positieve Onboarding gegarandeerd.

De employee experience gaat veel verder dan het werven van nieuwe talenten. Daarom biedt Emply met de nieuwe modules de mogelijkheid om Werving & Selectie naadloos over te laten lopen in Onboarding en in HR Management. Deze suite draagt gegarandeerd bij aan een employee journey van hoogstaand niveau. Juist het automatiseren van berichten en taken zorgt voor een soepele workflow en creëert meer vrije tijd om persoonlijke aandacht te geven aan de nieuwe medewerker. Welke aanpak kies jij?

Wil je meer weten over Onboarding en Emply? Neem gerust contact met ons op via emply.com/nl. Wij plannen graag een geheel vrijblijvende demo met je in.