AVG: Hoe ga je veilig om met privacygegevens in je recruitmentsysteem?

75
AVG: Hoe ga je veilig om met privacygegevens in je recruitmentsysteem?

Inmiddels zijn we ruim een jaar verder sinds de AVG van kracht is. Hopelijk ben je er ondertussen wel een beetje aan gewend. Nu is het de vraag of alles ook daadwerkelijk goed wordt opgevolgd. Wat betekent de privacywet nu eigenlijk voor het sollicitatieproces? Hoe ga je veilig om met kandidaatgegevens? HROffice zet de aandachtspunten wat betreft de AVG op een rij.

Waar liggen de aandachtspunten?

De AVG verplicht organisaties om rechtmatig en zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Hierdoor heeft deze wet logischerwijs ook direct invloed op het sollicitatieproces. Denk aan het inzien en bewaren van cv’s, de opbouw van een talentpool, aantekeningen opslaan tijdens het sollicitatieproces en schriftelijke communicatie over een kandidaat. Hoe zit dat precies? Wat mag er wel en wat mag niet volgens de AVG?

Mag je cv’s nog bewaren?

Ja, dat mag. Tenzij een sollicitant vraagt om zijn of haar cv te verwijderen. Wijs je een sollicitant af, dan dien je de gegevens binnen 4 weken te verwijderen. Wil je gegevens langer bewaren, dan heb je toestemming nodig. Stuur bijvoorbeeld een mail om de kandidaat om toestemming te vragen. Geeft hij of zij hier geen gehoor aan? Verwijder dan alsnog de kandidaatgegevens. Zorg er dus altijd voor dat je toestemming kunt aantonen en neem informatie hierover op in je privacy statement. Bovendien is het van belang om cv’s – bij toestemming – goed beveiligd op te slaan. Let er op dat opgeslagen cv’s geen gevoelige persoonsgegevens bevatten die niet relevant zijn. Denk aan een kopie paspoort.

Mag je een talentpool opbouwen?

Ja! En je raadt het al: als de kandidaat hiervoor toestemming geeft. Solliciteert een kandidaat via een online contactformulier? Vraag dan in een checkbox (opt-in) of gegevens voor een bepaalde tijd bewaard mogen worden. Ook hier: bewaar deze toestemming goed zodat je het kunt aantonen.

Hoe lang mag je gegevens bewaren?

Zolang als je toestemming hebt, al mag je gegevens niet bewaren zonder relevante reden. Is de bewaartermijn verstreken, maar wil je de gegevens toch langer bewaren? Vraag de betreffende persoon dan om de gegevens te controleren en of je ze langer mag bewaren. Zo voldoe je aan de bewaarplicht en zorg je ervoor dat je talentpool up to date en waardevol is. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het gebruikelijk dat een organisatie sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na het einde van een sollicitatieprocedure verwijdert. Daar kan dus vanaf geweken worden, mits er toestemming is gevraagd.

Hoe zit het dan met aantekeningen van een sollicitatiegesprek?

Wil je gegevens vastleggen en toevoegen aan een dossier, dan gelden dezelfde voorwaarden als hierboven. Heb je al toestemming om gegevens te bewaren en iemand later te benaderen? Dan is apart toestemming voor aantekeningen tijdens het sollicitatieproces niet nodig. Komt er een arbeidsovereenkomst tot stand, dan mag je gegevens niet langer bewaren dan nodig. Voor het bewaren van sollicitatiegegevens geldt als vuistregel een termijn van één jaar (na beëindiging van de sollicitatieprocedure). Registratie van gemaakte afspraken is wel toegestaan.

Wat als je onzorgvuldig omgaat met privacygegevens?

Een kandidaat kan twee dingen doen als hij vindt dat een organisatie zich niet aan de privacywet houdt. De eerste optie is een klacht indienen bij het bedrijf zelf. Optie twee is het voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens of de rechter. Wie zich niet aan de AVG houdt, riskeert een serieuze boete. De hoogte daarvan hangt af van de zwaarte van de overtreding. In 2018 dienden bijna 10.000 mensen een privacyklacht in bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Cijfers over 2019 laten nog even op zich wachten.

Over HROffice

Wil je ervan verzekerd zijn dat je voldoet aan de privacywet? En dat alles goed geregeld, veilig en makkelijk in gebruik is? Volgens HROffice zijn hun systemen gegarandeerd AVG-proof. HROffice is de software development tak van Adver-Online. Wij leveren een substantiële bijdrage aan het vereenvoudigen van de complexiteit van HR processen. HROffice is altijd op zoek naar de best passende oplossing voor jouw specifieke HR vraagstuk. Om onze doelen te bereiken verbinden we onze eigen – én applicaties van derden – onderling en onafhankelijk met elkaar. Zelf benieuwd naar de mogelijkheden? Neem een kijkje op www.hroffice.eu.