8 tips om meer winst uit je recruitmentsysteem te halen

167
8 tips om meer winst uit je recruitmentsysteem te halen

Je hebt een keus gemaakt voor een (nieuw) recruitmentsysteem. Dit betekent een flinke investering in recruitmenttechnologie, maar je gaat die zeker terugverdienen. Je kunt niet wachten om je collega’s blij te maken en échte verbeteringen door te voeren in je organisatie. Het moment is daar om alles uit het nieuwe systeem te halen wat erin zit! Zodat het systeem je geld gaat opleveren in plaats van kosten. Maar hoe organiseer je dat?

In deze blog gaat Hans Scheers van Xapax in op het inrichten, implementeren en gebruiken van een recruitmentsysteem. En hoe je zorgt dat je blijft verbeteren met behulp van het systeem.

1. Voortraject – het juiste systeem

Het begint natuurlijk bij een passend systeem. Ik ga ervan uit dat je die keuze weloverwogen hebt gemaakt. Dat je het huidige proces hebt beschreven, dat je bedacht hebt welke verbeteringen je wilt doorvoeren en dat je voor ogen hebt wat je met het systeem wil bereiken.

Dit zorgt ervoor dat het gekozen systeem kan wat jij wil dat het kan. Dat de volgende stap (de inrichting) dus bepalend wordt voor het succes dat je er straks mee gaat behalen.

2. Terug naar je doelstellingen

Toen je besloot om een (ander) recruitmentsysteem aan te schaffen, wilde je daar iets mee bereiken. Op die doelstellingen heb je destijds je keuze gebaseerd. 

Schrijf ze op en hang dat aan de muur! Zodat je er steeds op kunt terugvallen als je de inrichting aan het bepalen bent. En kijk regelmatig terug: levert deze inrichting op wat je voor ogen had? Biedt het je medewerkers daadwerkelijk de meerwaarde die je zocht?

3. Zorg voor draagvlak – communiceer!

Bij ieder systeem geldt het GAGO (Garbage In – Garbage Out) principe. Als de gebruikers er een zooitje van maken, wordt het niks. De gebruikers moeten de ‘dragers’ van het systeem worden. Neem daarom alle gebruikers vanaf het begin mee in de inrichting en de implementatie. Wees open over de doelstellingen op korte en op langere termijn. Laat ook steeds zien waar je staat, welke keuzes je maakt en waarom. 

Organiseer ook inspraak voor alle groepen gebruikers (commercie, recruitment, midoffice, backoffice). Zij moeten ermee werken en zij kunnen waardevolle input leveren voor een nog succesvollere inrichting!

Zorg ook dat de gewenste werkwijze voor iedereen duidelijk is zodra het systeem in gebruik wordt genomen. Dat hoef je heus niet tot op de komma voor te kauwen, maar zorg dat de kern werkzaamheden duidelijk zijn. Als je dat goed hebt gedaan, monitor dan ook of het gebruikt wordt zoals gewenst. In de eerste maanden zal je nog regelmatig moeten bijsturen. Dat is heel normaal. Vergeet niet dat de gebruiker in één klap een heleboel nieuws te verwerken heeft (terwijl jij misschien al maanden intensief bezig bent met het project).

4. Start klein

De meeste recruitmentsystemen hebben enorm veel mogelijkheden en geïntegreerde tools. Die kunnen het leven van een recruiter uiteindelijk heel veel gemakkelijker maken. Maar stap niet in de valkuil van het kind in de snoepwinkel: je ziet zoveel lekkers dat je alles tegelijk wilt nemen. Als je dat doet, word je uiteindelijk misselijk!

Start met een behapbaar systeem. Een systeem dat meerwaarde biedt aan de gebruikers, maar dat ook weer niet overweldigend veel nieuwe indrukken geeft. Gun je gebruikers de tijd om aan het nieuwe systeem te wennen. Voordeel van deze werkwijze is ook, dat er de komende tijd nog verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Dat houdt het enthousiasme voor het systeem hoog.

5. Een frisse start zonder vervuiling

Een vaak groot en belangrijk onderdeel van de implementatie is de datamigratie: welke gegevens wil je in het nieuwe systeem hebben en uit welke bronnen moeten die komen? Denk aan:

  • Kandidaatgegevens (uit een oud systeem, Excel, verloningspakket, een map met cv’s, …?)
  • Gegevens van opdrachtgevers (uit een oud systeem, het boekhoudpakket, lijsten van de Kamer van Koophandel, …)
  • Vacatures, gekoppeld aan opdrachtgevers (waarschijnlijk moeten deze vanuit het nieuwe systeem weer gekoppeld worden aan de website)
  • Plaatsingsinformatie (uit het verloningspakket?)

Een paar tips:

  • Maak een duidelijke keuze over de data die je wilt migreren – en vooral ook welke niet. Migreer alleen noodzakelijke data! Soms komt hier ook een kostenafweging bij kijken; een datamigratie project kan veel tijd en dus geld kosten als je het te complex maakt.
  • Wil je de migratie behapbaar houden, maar wil je toch niet het risico lopen om informatie te verliezen, dan kun je overwegen om de volledige informatie uit een oud systeem in een (‘ongestructureerd’) document op te slaan en dat document op te nemen in je nieuwe systeem. Bijvoorbeeld een PDF per kandidaat met al zijn oude plaatsingsinformatie en alle oude contacten.
  • Zorg dat alle data die geïmporteerd wordt kloppend en actueel zijn. Zie de implementatie als een mooie kans om een frisse start te maken. Liever minder informatie dan foute informatie!
  • Begin op tijd met het verzamelen van data uit oude systemen. Maak daarbij heel duidelijke afspraken met de leverancier van het bronsysteem over welke gegevens moeten worden aangeleverd, in welk formaat en wanneer. Dit zijn vaak geen projecten waar de leveranciers warm voor lopen!
  • Schoon de data al in de oude systemen op voordat je begint met exporteren.

6. Integraties / partners 

De meeste recruitmentsystemen maken gebruik van een heel ecosysteem aan gekoppelde / geïntegreerde systemen. Verdiep je in de mogelijkheden, bedenk welke systemen interessant zijn voor jouw bedrijf en sluit deze systemen aan!

Zoals ik ook al in mijn vierde tip aangaf: je hoeft niet meteen je systeem vol te hangen met allerlei integraties; vaak werkt het prettiger om ze in de loop van de tijd toe te voegen aan je systeem. Dat geeft minder druk op de implementatie en houdt het systeem levendig. Bedenk dat de implementatie van een systeem geen project is, maar een proces!

7. Ga het wiel niet uitvinden

Jouw bedrijf is natuurlijk uniek. Dat is je bestaansrecht. Loop echter niet de valkuil om daardoor het recruitmentsysteem anders te willen gebruiken dan hoe het bedoeld is. Vroeg of laat zal dat betekenen dat je de kracht van het systeem niet ten volle kunt benutten. Als je het idee hebt dat je een systeem grondig moet verbouwen om het bij jouw proces te laten passen, dan heb je waarschijnlijk niet het juiste systeem gekozen…

Overigens heeft ieder goed systeem mogelijkheden om de inrichting toe te spitsen op jouw bedrijf. Maar tot op zekere hoogte. Soms kun je beter je eigen werkwijze een beetje aanpassen om het maximale uit je systeem te kunnen halen. 

8. Meten = weten

Met een goed ingericht recruitmentsysteem heb je een hulpmiddel in handen om je kandidaten goed te beheren. Maar niet alleen dat! Eindelijk kan je ook zien wat al je inspanningen opleveren. Via welke bron of welke campagne komt een kandidaat bij je binnen, wat gebeurt er met die kandidaat en hoe snel gebeurt dat? En hoe tevreden is de kandidaat met jouw dienstverlening? 

Als je zorgt dat de hele reis van de kandidaat goed wordt vastgelegd, ga je je eigen proces steeds beter doorzien. En ga je continu verbeteringen aanbrengen op punten waar het ertoe doet! Reserveer dus voldoende tijd en middelen om alle processtappen goed door te meten.

Over Hans Scheers

Hans Scheers heeft jarenlang in de detacheringswereld gewerkt en helpt nu, als zelfstandig ondernemer bij Xapax, op zijn eigen en nuchtere manier bedrijven bij het verbeteren van hun recruitment. Xapax staat voor ‘uitzicht’. Zicht op een gezonde groei van een bedrijf. Met de juiste positionering en met het juiste personeel. Hans richt zich met zijn activiteiten op het geven van marketing advies en recruitment advies. Hij ondersteunt bedrijven op het gebied van marketing en communicatie, het bouwen van een (werkgevers)merk en het inrichten van de processen om de juiste medewerkers te werven. Niet vanuit luchtfietserij, maar met Zeeuwse nuchterheid stap voor stap richting de ‘stip op de horizon’.

Wil je sparren over de keuze of de inrichting van een recruitmentsysteem? Neem gerust contact met Hans Scheers op, hij denkt graag mee!

Deze blog is in een iets andere vorm eerder verschenen op de website van Xapax.